A administração correta de condomínios envolve muitas questões controversas como: o síndico pode reter documentos para o acesso dos condôminos? Apesar desta prática ainda ser comum em alguns condomínios, a legislação através do código civil proíbe que o síndico retenha qualquer tipo de documento
Conhecer as regras quanto à posse, preservação, acesso e transferência dos documentos do condomínio garante que a gestão atue dentro da legalidade e que os condôminos estejam protegidos no seu direito de acesso à informação.
Como deve ser o acesso aos documentos do condomínio?
Na gestão de um condomínio existem várias maneiras de se garantir a transparência das informações e o acesso aos documentos que registram os atos e compromissos do síndico e demais membros da administração.
Anualmente o síndico deve apresentar, em assembleia, os livros que demonstram a prestação de contas e os registros das atividades decorrentes de sua gestão. Esta verificação e esclarecimento torna-se mais fácil e frequente se forem emitidos balancetes e relatórios mensais da gestão.
As informações relativas às contas do condomínio devem sofrer a fiscalização de um conselho fiscal, eleito em assembleia, que irá verificar se a administração está ocorrendo dentro dos preceitos legais e segundo orientação das assembleias.
Independentemente destas ocasiões, qualquer condômino poderá pedir o acesso às pastas e informações da gestão junto ao síndico. Esta leitura deverá ocorrer em um dia e horário adequado para ambos.
E como lidar com os documentos durante a troca de gestão?
Outra situação que gera muita controvérsia, discussões e estresse desnecessários é o momento em que ocorre a transferência de gestão do condomínio. Tanto o síndico antigo quanto aquele que está tomando posse devem se assegurar que os documentos e patrimônios do condomínio serão preservados e transferidos de maneira transparente.
Além de ser uma obrigação legal, a transição de todos os documentos e patrimônios do condomínio permitirá a constituição histórica dos eventos administrativos, fiscais e contábeis de todas as gestões.
Consequências em caso de o síndico reter documentos
Além de problemas práticos para a administração condominial, o ato do síndico reter documentos também pode trazer consequências legais importantes.
Segundo o código civil, o síndico responde por danos causados ao condomínio, havendo dolo ou não, podendo sofrer penalidades como a obrigação pelo ressarcimento das perdas e até ser processado por seus atos.
De acordo com o entendimento legal, ao administrar bens de terceiros, o síndico se responsabiliza por eventuais erros cometidos por má fé, negligência, omissão ou imperícia.
No artigo 168 do Código Penal – Decreto Lei 2848/40, o ato do síndico reter documentos pode ser interpretado como “apropriar-se de coisa alheia móvel, de que tem a posse ou a detenção”.
A pena para este delito é de um a quatro anos de reclusão, mais multa.
E a pena aumenta em um terço se, conforme o parágrafo § 1º, o agente receber a coisa na qualidade de tutor, curador, síndico, liquidatário, inventariante, testamenteiro ou depositário judicial.
Garantir o acesso às informações e documentos de maneira tranquila e transparente possibilita que se evitem conflitos desnecessários e a maior confiabilidade nos processos internos e seus gestores.
Fonte: ASC.
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